Pembukuan Sederhana

PEMBUKUAN SEDERHANA 

DENGAN EXCEL 2007

Apapun bentuk usaha seseorang, tentunya membutuhkan pembukuan agar segala pengaturan keuangan dan urusan jual beli menjadi lancar dan jelas. Namun dari sekian banyak di antaranya menggunakan cara manual yaitu mencatat dalam selembar kertas, kecuali dalam beberapa jenis mini market yang telah menggunakan aplikasi untuk bertransaksi jual beli.

Sekarang ini banyak para programer yang merancang aplikasi untuk aneka jenis pertokoan dengan tarif yang berbeda tergantung jenis dan kelengkapan software yang telah dibuatnya. Lalu bagaimana dengan mereka yang keuangannya "cupet" (=terbatas; bhs Jawa)? Dalam artikel ini penulis mencoba berbagi sedikit untuk membantu mereka yang mempunyai komputer namun dalam urusan pembukuan masih manual alias menggunakan kertas atau catat seadanya. Program yang digunakan hanyalah Microsoft Excel 2007 Enterpraise Edition SP3, yang tentu sudah dimiliki oleh tiap orang yang mempunyai komputer.

Berikut tahap-tahap dalam membuatnya:

A. Design Tampilan Awal

1. Buka Microsoft Excel 2007

2. Pada sheet1 gantilah namanya menjadi Home atau nama sesuai yang anda inginkan dengan cara klik 2x

   dan hapus tulisan sheet1 dengan Home. Setelah selesai tekanlah Enter.

3. Klik tab menu Insert, pilih shapes dan ambil model kotak (rectangle) lalu gambar pada bidang excel untuk

   dijadikan background (latar belakang). Pilih tab menu Format dan temukan Shape Fill untuk memberi

   warna kotak dan Shape Outline untuk mewarnai garis tepi kotak. Sesudahnya kliklah di tempat kosong

   dari luar background tadi.

4. Kembali ke tab menu Insert, temukan WordArt, pilih jenisnya dan ketik nama untuk toko/ usaha anda.

    Untuk mengubah warna tulisan pilihlah Text Fill. Untuk mengubah warna tepi tulisan gunakan Text Outline.

    Jika menyukai efek tulisan, gunakan Text Effects. Lalu atur posisinya.

5. Kembali ke tab menu Insert, pilihlah Picture untuk mengambil gambar dari dalam komputer lalu aturlah

    sesuai dengan design anda. Lalu arahkan ke Shapes untuk mengambil gambar untuk membuat tombol.

   Setelah bidang tombol siap berikan warna pada tab menu Format dengan memilih Shape FIll, Shape

   Outline dan Shape Effects.

6. Tambahkan tulisan pada tiap tombol dengan cara klik kanan pada tombol dengan pilihan Edit Text / Add

   Text.

Hasilnya akan nampak seperti gambar di bawah ini.

B. Design Tampilan Order

1. Klik 2x pada sheet2 lalu ganti dengan nama Order

2. Gunakan Shapes untuk membuat background dan WordArt untuk membuat tulisan serta buatlah tombol

    untuk kembali ke Home

3. Isikan keterangan pada baris 6 dan nomor urut pada kolom A seperti contoh gambar di bawah ini. Untuk

    mewarnai baris tersebut gunakan Fill Color.

4. Pada kolom Harga dan Jumlah lakukan blok dengan menggunakan mouse, lalu klik kanan dan pilih

    Format Cells, Number, Accounting, cari Rp atau Rp Indonesia.

5. Masukkan seluruh data barang dan harganya.

6. Pada kolom Jumlah masukkan rumus (satuan x harga) berikut ini =D7*E7

   buatlah rumus tersebut sampai akhir seluruh data menjumlahan.

7. Blok seluruh data, klik kanan, Format Cells dan pilih Border lalu atur model pembingkaian.

8. Tambahkan pada baris 18 kolom B untuk membuat Total Order. Untuk menggabungkan kedua kolom

    tersebut gunakan Merge & Center. Begitu juga untuk bagian nominal.

9. Pada kolom D18 masukkan rumus untuk menjumlahkan total =SUM(F7:F16)

Hasilnya akan seperti gambar berikut ini

C. Design Tampilan Jual

1. Agar tidak membuat ulang, maka cukup klik kanan pada Tab Order pilih Move or Copy. Tandai create

    copy dan tempatkan copy tab Order sebelum sheet3. ganti nama copy of Order dengan Jual.

2. Ganti nama pada judul menjadi Daily Jual.

3. Hapus rumus pada kolom jumlah dan gati dengan rumus berikut:

  =IF(D7="";"";D7*E7) artinya; jika data pada satuan kosong maka jumlahnya kosong, jika

   terdapat data maka akan dihitung satuan x harga.

4. Ubah besar harga jual. Maka hasilnya akan seperti gambar berikut di bawah ini.

D. Design Tampilan Stock

1. Copy kembali tab Jual dan ganti namanya menjadi Stock. Lalu tambahkan kolom Income di dekat

    Jumlah.

2. Pada kolom satuan masukkan rumus berikut:

  =Order!D7-Jual!D7 artinya besar data Stock = besar satuan Order - besar satuan pada Jual.

3. Masukkan rumus pada kolom Income

   =(Jual!E7-Order!E7)*Jual!D7 artinya besar Income = (harga jual - harga Order) x

   jumlah barang pada satuan. Mengapa Harga jual - harga Order harus dikurung? karena komputer akan

   menghitung terlebih dahulu besar data yang dikurung sebelum dilipatgandakan.

4. Tambahkan Total Income di bawah Total Stock dengan rumus:

    =SUM(G7:G16), artinya jumlah seluruh Income.

Hasilnya akan nampak seperti gambar berikut ini.

E. Design Tampilan Nota

1. Buat tab baru dengan nama Nota. Karena Nota akan dicetak, maka harus di atur lebih dahulu ukuran

    kertas dan batas kertas.

    Klik tab menu Page Layout, arahkan pada Page Setup yang terdapat anak panah, klik dan pilih Tab Page

   dan ubah ukuran pada Paper Size menjadi A4. Sedangkan pada Tab Margin, atur Top, Left, Bottom dan

   Right menjadi 0,1. Lalu tekan Ok.

2. Klik tab menu Insert dan temukan TextBox. Buatlah kotak TexBox dan ketik nama usaha/ toko.

3. Gunakan WordArt untuk membuat tulisan Nota. Juga gunakan kembali TextBox untuk membuat No.

    Nota, Tn/ Toko, Penjual dan Pembeli.

4. Rancang model Nota seperti gambar di bawah ini.

5. Pada kolom Nama Barang masukkan rumus berikut

=IF(B10="";"";VLOOKUP(Nota!B10;Jual!$B$7:$E$16;2;  FALSE)) 

    artinya Jika data pada kolom kode kosong, maka tidak tertera apapun pada kolom Nama

    Barang, selain itu komputer akan mencari data yang terdapat pada tab Jual dengan Nama Barang sesuai 

    dengan Kode.

6. Pada kolom Harga masukkan rumus berikut

=IF(B10="";"";VLOOKUP(Nota!B10;Jual!$B$7:$E$16;4;FALSE))  

   artinya Jika data pada kolom kode kosong, maka kolom Harga akan juga dibuat kosong, apabila kolom

   Kode berisi Kode, maka komputer akan menemukan data Harga yang terdapat pada tab Jual

   berdasarkan Kode.

7. Pada kolom Jumlah masukkan rumus berikut

=IF(B10="";"";D10*E10) artinya Jika Kode tidak berisi data, maka kolom Jumlah 

   akan tetap kosong, sedangkan jika kolom Kode berisi data dan kolom Banyaknya berisi data, 

   maka kolom Jumlah akan menghitung.

8. Pada kolom Total masukkan rumus berikut =SUM(F10:F26) artinya Jumlahkan seluruh data

    pada kolom Jumlah.

Hasilnya akan nampak seperti berikut

Simpan semua pekerjaan...

F. Membuat Relasi Antar Tab (Home, Order, Jual, Stock dan Nota)

1. Klik kanan pada tombol Order pada tab Home, pilih Hyperlink, klik file Excel yang sudah dibuat, klik

    BookMark, pada Cell Reference pilih Order. Lalu Ok. Buatlah masing-masing dengan cara yang sama.

2. Klik tombol Home yang terdapat pada tab Order, Jual dan Stock lalu buatlah relasinya seperti tahap 1.

3. Pada nama usaha/ toko yang terdapat di tab Nota, buatlah untuk berelasi kembali ke Home.

Nah... sekarang masing-masing tab sudah saling berelasi.

G. Membuat Relasi Rumus Antar Tab.

1. Untuk tab Order sudah dibuat berelasi sebelumnya (lihat pengaturan tab Order).

2. Untuk tab Jual, masukkan rumus berikut ke dalam kolom Satuan

=SUMIF(Nota!$B$10:$B$26;Jual!B7;Nota!$D$10:$D$26) artinya Jika 

   kolom Kode pada tab Nota berisi data dan cocok dengan data yang terdapat pada kolom Kode tab Jual, 

   maka komputer akan menjumlahkan data yang terdapat pada kolom Banyaknya dari tab Nota ke dalam

   kolom Satuan di tab Jual sesuai dengan Kode.

3. Untuk tab Stock dan tab Nota (lihat pengaturan pada tab Stock dan tab Nota.

Simpan kembali semua pekerjaan

Jadi, besar stock tergantung isi Order dan Nota yang tercatat dalam Jual.

Selamat Mencoba...